Twt team: le fasi preliminari nell’organizzazione di un evento
Scende il sipario su un evento aziendale, arriva la resa dei conti. Se tutto è riuscito bene, nessun problema, ma se non è così sicuramente occorre andare a rivedere i vari passaggi che hanno portato verso l’insuccesso.
Partiamo dal briefing, nel quale il cliente ci ha dato le linee-guida per l’articolazione dell’avvenimento: siamo certi di aver compreso del tutto le sue intenzioni? Il consiglio è di inviare all’interessato, non appena tornati in ufficio, un riassunto del colloquio, in modo da evitare incomprensioni che potrebbero amplificarsi nel tempo e diventare irrimediabili.
Dopo di che, si passa alla fase di preparazione dei preventivi, nella quale di solito ci si sofferma su 2-3 strutture che rispondano ai requisiti richiesti, ma che abbiano anche delle peculiarità che possano influenzare la preferenza del cliente verso una piuttosto che l’altra. Ovviamente occorre contattare direttamente hotel e ristoranti per conoscerne la disponibilità nel periodo di riferimento e i costi, questi ultimi in larga misura dipendenti dalla capacità dell’agenzia di trattare coi relativi responsabili commerciali. Una volta pronti i preventivi, ai quali si aggiunge la percentuale di guadagno dell’agenzia (denominata “mark up”), si torna dal cliente per illustrare le varie proposte; poi, appena quest’ultimo sceglie la location e il programma che più gli aggradano, si redige e sottoscrive un contratto nel quale sono esplicitati i dettagli dell’offerta, il suo costo e le scadenze di pagamento. È con questo atto formale che l’azienda si vincola alla nostra agenzia e l’autorizza a procedere nell’organizzazione dell’evento.
D.ssa GLENDA PATERNESI
Informazioni sull'azienda e/o sull'autore:
Laurea in Scienze della Comunicazione; Specializzazione in Editoria e Giornalismo; Master in Marketing e Comunicazione d'Impresa; stage in Organizzazione di Eventi.
Dati sul comunicato:
di: Glenda Paternesi
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Inserito il: Jul 25th 2008
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